Informationsmanagement

1. Begriff: Das Informationsmanagement beschreibt den Aufgabenbereich in einem Unternehmen, der sich mit dem Einsatz der Ressource Information beschäftigt. Informationsmanagement beinhaltet das Erfassen, Verarbeiten, Speichern und Bereitstellen der richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort. Der effektive und effiziente Einsatz der IT soll einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung des Unternehmenserfolgs leisten. Die Unternehmensstrategie und IT-Strategie sind eng miteinander verzahnt und beeinflussen sich wechselseitig. Die Ausrichtung der IT-Strategie an der Unternehmensstrategie ist Gegenstand des IT-Alignments. Umgekehrt kann der gezielte Einsatz von IT innovative strategische Optionen eröffnen, wie bspw. die Internettechnologie das Online-Banking ermöglicht hat. 
Zu den Aufgaben des Informationsmanagements zählen die Definition des Leistungsumfangs, die organisatorische Gestaltung sowie die Gewährleistung der Erbringung der definierten Leistungen. Die Definition des Leistungsumfangs beinhaltet die Festlegung der von der IT zu erbringenden Leistungen. Die organisatorische Gestaltung umfasst zum einen die Bestimmung und Verankerung der Leistungsträger im gesamten Unternehmen und zum anderen die organisatorische Strukturierung des Informationsmanagementbereichs selbst. Die Sicherstellung, dass die definierten Leistungen in der richtigen Art und Weise erbracht werden, ist ein Aspekt der IT-Governance.
Die Bedeutung des Informationsmanagements wird wesentlich von der Branche determiniert, in der das Unternehmen tätig ist. Das Informationsmanagement von Unternehmen mit digitalisierbaren Produkten oder Dienstleistungen weist eine hohe strategische Relevanz auf. Diese Unternehmen implementieren das Informationsmanagement dann häufig auf Geschäftsführungs-/Vorstandebene oder auf der zweiten Führungsebene.

2. Merkmale: Der Bereich des Informationsmanagements umfasst zahlreiche Konzepte, die das Aufgabengebiet des Informationsmanagements strukturieren. Zu den bekanntesten Konzepten zählt das Ebenenmodell nach Wollnik. Hier werden die Ebenen des Informationseinsatzes, der Informations- und Kommunikationssysteme sowie die Ebene der Infrastrukturen der Informationsverarbeitung und Kommunikation unterschieden.
a) Ebene der Planung und Gestaltung des Informationseinsatzes: In der Planung und Gestaltung des Informationseinsatzes wird die Information selbst betrachtet. Ausgangspunkt ist der Informationsbedarf, den ein Aufgabenträger bei der Bewältigung seiner Aufgaben hat. Zur Deckung des Informationsbedarfs müssen die hierfür notwendigen Informationen in der geeigneten Art und Beschaffenheit bereitgestellt werden. Dem Informationsbedarf steht das Informationsangebot gegenüber, also die Menge aller in einem Unternehmen verfügbaren Informationen. Der Identifikation des Informationsbedarfs ist die Informationsbeschaffung angeschlossen, in der die notwendigen Informationsquellen identifiziert werden. Hiervon ausgehend werden Anforderungen an die Informationssysteme formuliert.
b) Ebene der Planung und Gestaltung der Informations- und Kommunikationssysteme: Diese Teilaufgabe beinhaltet die Organisation, das Management und die technische Umsetzung von Informationssystemen zur Befriedigung der Informationsbedarfe. Basierend auf den Anforderungen des Informationseinsatzes wird zum einen die Organisation der Daten bestimmt. Dies beinhaltet Entscheidungen in Bezug auf die Datenhaltung (Data Warehouse, Data Mart). Zum anderen wird, basierend auf den Anforderungen an die Informationssysteme, die Organisation der Geschäftsprozesse bestimmt und gestaltet. Entscheidungen über den Einsatz von Standardsoftware oder Eigenentwicklungen (Make-or-Buy-Entscheidung) werden ebenfalls zur Planung und Gestaltung der Informationssysteme gezählt und sind Aufgabe des IT-Managements.
c) Ebene der Planung und Gestaltung der Infrastrukturen der Informationsverarbeitung und Kommunikation: Die unterste Ebene beinhaltet die Teilaufgabe der Bereitstellung sowie Verwaltung der technischen Infrastrukturen und stellt die physische Basis für die darüber liegende Anwendungslandschaft dar. Ein Beispiel ist der Aufbau einer Client-Server-Struktur mit zugehöriger Infrastruktur zur Realisierung einer vernetzten Informationsverarbeitung.

3. Ziele: Ziel des Informationsmanagements ist es, einen bestmöglichen und professionalisierten Einsatz der betrieblichen Ressource Information zur Realisierung der strategischen Unternehmensziele (auch „Strategisches Informationsmanagement“) unter sich wandelnden Wettbewerbsbedingungen (Globalisierung, Verkürzung von Produktlebenszyklen, Digitale Transformation, u. a.) zu gewährleisten. Die Bedeutung der Ressource Information ist dabei abhängig von den betrieblichen Rahmenbedingungen (Branche, Unternehmensziele, u.a.). 
Im Regelfall beeinflussen sich IT und das Geschäftsmodell eines Unternehmens wechselseitig. Das Geschäftsmodell bzw. die Geschäftsmodelle eines Unternehmens werden aus der Unternehmensstrategie abgeleitet. Im Fall der Finanzbranche kann bspw. eine Strategie lauten, die führende Direktbank Europas im Privatkundenbereich zu werden. Die wechselseitige Beeinflussung erfolgt zum einen durch Anforderungen, die durch das Geschäftsmodell an die IT gestellt werden und zum anderen beeinflussen innovative Entwicklungen die Gestaltung der Geschäftsmodelle, wie dies bspw. durch die Verbreitung von Smartphones im Bereich des Mobile Bankings der Fall ist. Aus dem Geschäftsmodell werden die notwendigen Geschäftsprozesse abgeleitet, die durch den Einsatz von IT effektiv und effizient realisiert werden können.

4. Entwicklung/Geschichte des Begriffes: In den 1970er- und 1980er-Jahren wurde die klassische Betrachtung der betrieblichen Ressourcen um die Ressource Information erweitert. Analog zu den bisherigen betrieblichen Ressourcen sind Informationen professionell zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Bis zur ressourcenorientierten Betrachtung konzentrierten sich Ansätze primär auf den technisch-operativen Bereich der IT-Infrastrukturen zur Unterstützung und Rationalisierung operativer bestehender Abläufe.

5. Maßnahmen bzw. Instrumente:
a) Bestimmung der Bedeutung des Informationsmanagements im betrieblichen Umfeld: Mittels strategischer Situationsanalysen kann zum einen die strategische Rolle der Informationsfunktion (Leistungspotenzial) bestimmt werden. Hier soll die Frage beantwortet werden, was die Informationsfunktion im Unternehmen leistet bzw. leisten kann (Analyse der Wettbewerbssituation, Umweltanalyse). Zum anderen wird in einer strategischen Situationsanalyse das Erfolgspotenzial der Informationsinfrastruktur untersucht. Dabei steht die Einschätzung des Leistungspotenzials der Infrastruktur zur Generierung von Wettbewerbsvorteilen im Mittelpunkt. Inwieweit diese Vorteile erreicht werden können, ist stark von den betrieblichen Rahmenbedingungen abhängig. Methoden der strategischen Situationsanalyse sind z. B. die Methode der kritischen Erfolgsfaktoren und die Portfolio-Methode.
b) Planung und Gestaltung des Informationseinsatzes: Ein Mittel zur Planung und Gestaltung des Informationseinsatzes sind Informationsbedarfsanalysen. Diese dienen zur Ermittlung relevanter Informationen in der notwendigen Beschaffenheit. Instrumente zur Erhebung des Informationsbedarfs sind z. B. Workshops, Befragungen von Aufgabenträgern, Aufgabenanalysen und Organisationsanalysen. Die Untersuchung des Informationsangebots erfolgt z. B. mittels Systemanalysen.
c) Organisatorische Verankerung der Leistungserbringung im Informationsmanagement: Hierfür existieren verschiedene Referenzmodelle, die ganzheitlich oder in Ausschnitten Prozesse des IT-Managements adressieren. Die drei relevantesten Vertreter fokussieren beispielsweise den IT-Betriebsprozess (ITIL), den Planungs- und Implementierungsprozess (TOGAF) oder zusätzlich auch IT-Governance und -Steuerung (COBIT).
6. Aktuelle Entwicklungen: Unternehmen sehen sich zunehmenden IT-Innovationen in kürzer werdenden Zyklen ausgesetzt und müssen daraufhin oftmals ihre bestehenden Geschäftsmodelle anpassen oder weiterentwickeln. Der durch diese zunehmende Digitalisierung angestoßene Veränderungsprozess (sog. Digitale Transformation) fördert horizontale, offene Wertschöpfungsnetzwerke. Die Internetplattform des weltweiten Bezahldienstleisters Paypal ist ein Beispiel hierfür. Dem Informationsmanagement kommt in diesem Kontext eine zentrale Rolle zu und ist gezwungen, sich kontinuierlich diesem dynamischen Marktumfeld zu stellen. Unternehmen, die ein erfolgreiches Informationsmanagement implementieren, sind in der Lage, proaktiv unternehmensspezifische Lösungen für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu entwickeln.