Aufbewahrung von Unterlagen

1. Pflicht zur Aufbewahrung für:
Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (auch einen Konzern betreffend) usw.;
empfangene Handelsbriefe (§ 257 II HGB);
Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe;
Buchungsbelege;
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 257 I HGB für Kaufleute [Kaufmann]; § 140, § 147 I AO).

2. Art der Aufbewahrung:
im Original oder in Durchschrift: Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse;
auch als Wiedergabe (Bild- [Fotomikrokopien, Mikrofilme] oder andere Datenträger [Magnetbänder, Magnetplatten]): alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 257 III HGB; § 147 II AO); einzuhalten sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bzw. IT-gestützter Buchführungssysteme und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die der Finanzverwaltung den Zugriff nach § 147 VI AO ermöglichen (elektronische Steuerprüfung).

3. Frist für Aufbewahrung von Unterlagen:
für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte: zehn Jahre, ansonsten sechs Jahre (§ 257 IV HGB, § 147 III AO). Der Lauf der Frist beginnt handels- und steuerrechtlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das (Handels-)Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt, der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen, die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 257 IV HGB, § 147 IV AO). Nach § 147 III 5 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange und soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

4. Eine Rückstellung für Pflichten zur Aufbewahrung von Unterlagen ist möglich.